Gerenciando equipes remotas de sucesso

O “novo normal”, como estamos chamando a vida pós-pandemia, trará consigo uma série de hábitos diferentes e adaptações serão necessárias, principalmente na forma como trabalhamos. As equipes remotas, trabalhando de suas próprias casas (ou de onde mais quiserem), estão crescendo cada dia mais, e é preciso saber como gerenciá-las e desenvolvê-las adequadamente. 

O Brasil é o terceiro país que mais cresce em relação ao modelo home office, sabia? De acordo com uma pesquisa da Robert Half, uma empresa de recrutamento de colaboradores especializados, o país só perde para China e Singapura, duas grandes potências econômicas. 

No ano de 2018, o home office bateu um recorde aqui no Brasil, com sua maior taxa de trabalhadores fazendo suas tarefas em casa. O IBGE marcou, naquele momento, 3,8 milhões de brasileiros. 

Dados como esses provam que, mesmo antes da pandemia, essa já era uma verdadeira tendência, e é papel da camada gestora das empresas desenvolver técnicas e aprender a lidar com as equipes remotas, de forma que possam performar tão bem quanto aquelas que são alocadas. 

O “novo normal” trará consigo um número muito maior de empresas que adotam modelos de trabalho à distância, ou mesmo modelos híbridos. As organizações perceberam que é possível gerenciar times que estão fora do local de trabalho e economizar dinheiro com o ambiente físico da empresa. 

Pensando nos desafios que temos daqui para frente, a Alymente selecionou algumas dicas para fazer a melhor gestão de equipes remotas possível. Confira!

Use e abuse de ferramentas para gerenciar equipes remotas

As ferramentas e softwares já são amplamente utilizadas nas mais diversas áreas do mercado para auxiliar a gestão de times nas empresas, mas quando o assunto são equipes remotas, as ferramentas são a base de tudo e se tornam primordiais para que seja possível manter o controle. 

Um software que auxilie na comunicação é o primeiro que deve ser utilizado. É preciso haver um canal direto para troca de mensagens instantâneas entre os membros da equipe. Dessa forma, e-mails e calls desnecessárias são evitados. 

Você pode optar por ferramentas como o Slack, o Hangouts, Google Meet ou o próprio Skype, por exemplo. O WhatsApp não é o mais indicado para essa troca, principalmente por ser considerado um aplicativo de uso informal. 

Além disso, escolher um software ou aplicativo que auxilie no gerenciamento do tempo e das tarefas também é importante para ter controle sobre o andamento dos projetos e sobre o tempo que cada colaborador está gastando em cada uma das tarefas. 

Quando falamos sobre gerenciamento de tempo e tarefas, é importante lembrar que esse controle não é relevante apenas para a camada gestora realizar análises e tirar conclusões, mas também ajuda os próprios colaboradores a se organizarem e criarem rotinas. 

Algumas opções são o Trello, Asana e Runrun.it. Esse último ajuda, ainda, a analisar quando cada projeto está gastando para a empresa baseado no valor da hora de cada um dos colaboradores que estão cadastrados no projeto naquele momento.

Documente processos

Gastar algum tempo para documentar os processos da sua área pode trazer um enorme retorno para o seu time. Grave a sua tela mostrando como fazer determinadas tarefas e disponibilize esse material em uma pasta aberta para que todos possam consultar. Isso vai evitar erros, retrabalhos e diminuirá a chance de que te perguntem como realizar essas tarefas, economizando tempo. 

Além disso, instrua as equipes remotas a formalização e documentação de suas ações, principalmente quando se trata de comunicações externas. Armazene e-mails, conversas, documentos e qualquer outro tipo de registro em um local de fácil acesso. 

Caso aconteça algum acidente com algum colaborador ou você perca o contato com ele de um dia para o outro, é importante saber onde encontrar os dados sobre o trabalho que ele estava fazendo.

Crie laços

Talvez um dos maiores desafios de quem precisa gerenciar equipes remotas seja a criação de laços verdadeiros com o seu time. Isso porque, quando não temos o contato físico diário, com cafés, almoço e comunicação próxima, a relação acaba sendo mais distante. Porém, times sincronizados trabalham melhor e, para isso, nada melhor do que cultivar boas relações. 

O contato interpessoal é fundamental. Uma das maneiras de ajudar a criá-lo é por meio de reuniões diárias utilizando a câmera. Todos devem estar com suas imagens habilitadas para esse momento. 

Uma ideia interessante é utilizar alguma metodologia ágil, como o Scrum. Dessa forma, você poderá criar a cultura de realizar pequenos alinhamentos diários com as pessoas do seu time que, no mesmo momento, acabam se relacionando e criando laços. 

Apostar em softwares, tecnologias, aplicativos para organização e documentar processos, além de auxiliar na criação dos laços por meio de alinhamentos com os times é só o começo para gerenciar equipes remotas de sucesso, mas esse, com certeza, é o ponta-pé inicial que todo gestor precisa.

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